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1on1ミーティングの魔力【部下が目的に向かって動き出す面談ノウハウ】

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人材アドバイザーのノジソウタです。人材派遣・職業紹介の分野で、これまで500社ほどのクライアント企業の採用相談1000人近くの求職者の皆様のサポートをして参りました。

現在も20名ほど部下のいるマネージャー職としても日々奮闘していますが、Yahooなど大手企業でも実践されている1on1ミーティングのノウハウを公開します。

私自身も毎月1on1ミーティングを各メンバーと実施しており「目的」「理解」「次の目標」を明確にできる面談となるようにいろいろと試行錯誤をしながら面談スキルをつみ上げてきました。

そのお陰もあり、今期はひとりの退職者も出ず、部署としての成績も見込んでいた以上の結果を出すことができました。

この記事では、部下を今の立ち位置から、さらに一歩先に進んだイメージを持たせることができる面談のノウハウをお伝えします。
仕事や成長が楽しくなり社員の離職をふせぐ術にもなると思います。

         

■面談に向けての準備

       

まずは毎月必ず実施することを決めることから始まります。

週に1度の頻度で行う会社もあるようですが、あまり回数が多くなると大きな変化は見られないと思いますし続かない要因にもなりえるのでまずは月1回は必ず実施するという事を部署内に宣言しましょう。


宣言することで面談する側もされる側も意識することが出来るので気が引き締まります。そして毎月同じタイミングでやる事をおススメします。(月中、月末など)

            

■目的を設定して共有する

1on1ミーティングを行う目的はなんでしょうか?   

上司側からすれば部下の今のモチベーションや悩んでいることを知りたいなどの目的があると思いますがその気持ちはよくわかるのですが、上司側の想いは横に置いといて、まずは部下の目線に立って目的を設定しましょう。

一番の目的は

「部下の普段は言葉にできない想いを吐き出してもらう」ということです。

そしてその目的達成のためには、面談される部下にも準備をお願いしましょう。お互いに面談をする前に知っておきたい情報を共有することが大切です。

                            

■事前アンケートでの自己分析

       

私はいつも1on1ミーティングの前に、部下に事前アンケートを送って提出してもらっています。


そこには次月の売上や目標に絡んだ内容もありますが、メインは部下に自己分析を行ってもらうことにフォーカスして事前アンケートを作っています。

売上目標や今後の目標を考えて提出してもらうだけだと、どうしても上司に何も言われないような内容に美化して作ってしまいがちです。
また未来のことにしか目を向けなくなるので、この目標がはたして妥当なのかの判断自体が難しくなります。


未来の目標を決めるためには、今の立ち位置をしっかり理解することからはじまります。上司や他人から受けた評価ではなく、まずは自分と向き合い自分を分析することで、強みや弱みの理解ができます。

その自己分析というきっかけをこの1on1ミーティングで与えることも目的のひとつです。


私がやってきたこれまでの実施アンケートを少しですが公開します。

・タイプ別アンケート

自分のビジネスパーソンタイプを理解する為

☑どんな時にモチベーションがあがるか?        

☑かけられたら嬉しい言葉は? 

☑仕事をする上での理念は?

など10の質問があり、4つの選択肢から選択するアンケートです。

このアンケートで部下のビジネスパーソンタイプが分かり部下は自分のタイプを把握することでができ、上司側は部下への接し方が見えてきます。

・感謝のエピソード

部署の中で一番感謝したい人と、またそのエピソードとなる事例を教えてください。


自分のポジティブな話題を考えさせ、思いを共有することで、その時なぜ自分が嬉しかったのか、再認識することができ、感謝の気持ちを思い出すことができます。


このエピソードは感謝された部下の面談時にも有効的に使えます。      ◯◯さんがこんなことであなたを感謝していたよ。             と伝えることで相乗効果が生まれます。

・3ヶ月後の自分をイメージする

3ヶ月後の自分はどうなってますか?3ヶ月後の自分はどうなっていたいか?

☑こんな仕事ができるようになっている。 

☑この数字目標が達成できている。 

☑資格試験に合格している。

☑このプロジェクトを立ち上げている。


この質問に対して、出てきた未来のイメージをつかむために         今、何に取り組むべきかを話し合います。ここで次の面談までの行動目標を決められたら良いと思います。


事前アンケートは1on1面談のテーマが決まるものでもありますので、面談前には部下に提出を依頼して面談にのぞむことをおすすめします。

        

■面談中のテクニック

       

・相づちのバリエーション

同じ相づちは二度までにしましょう。

「はい」「はい」「はい」はNGです。

「はい」「はい」「ええ」のほうが相手に話を聞いてる感じが伝わります。

なるべく多くの相づちパターンを身につけていきましょう。

「はい」「ええ」「そうなんですね」「そうでしたか」

【部下向け】 → 「うん」「そうかぁ」「なるほど」などなど。

相づちの際のうなずきは「浅く」「深く」をしっかり使い分けましょう。

ここぞという言葉が聞けた時にはしっかりと「深いうなずき」をしましょう。

・面談する際の姿勢

後ろに仰け反らず、少しまえかがみ気味で向き合いましょう。腕を組むと高圧的で閉鎖的になるため、腕は絶対に組まないように気を付けてください。

携帯を見たり電話に出るのはNG。機内モードにするなり、鳴らないように徹底してください。

・傾聴に徹する

部下の話をとにかく「傾聴」しましょう。傾聴とは字にもあるように十四(14)の心で聴くという意味もあります。それだけ意識をして体で聴くということです。


そして相手の話を遮らず、言葉・視線・表情などに目を向け、しっかり耳をかたむけて、話を聞くようにしましょう。


例え上司側にとって不都合な話や、愚痴が出てきても入り口は否定をせず、まずは受け入れて話を聞きましょう。
そのあとに「もう少し具体的に教えて」など深掘りをしつつ、こんな考え方もあるよとアドバイスをしていく形が良いでしょう。

      

■次の面談までの約束をする

      

最後に面談の振り返りを行い、1ヶ月後の面談時までに「実行すること」を約束します。注意すべきなのは、面談でこうしようとか、これを頑張ろうとか決めてその場は盛り上がり、相手も頑張ります!となっても人間の感情は揺れやすいものです。


時間が経過すると大概は実行されずに1ヶ月後の面談の際に言われるのは  「忙しくて出来ませんでした」といったことです。


こうならない為にも、上司と部下の間に真剣な「約束」という強い制約を作りましょう。


そこで約束をした際には、「1週間ごとに進捗を教えて」と定期確認をすることも伝えましょう。報告するようにと言いましたが、こちらから確認していくことを前提に考えましょう。
報告の義務が生まれることにより、行動がブレずらくなります。

■最後に

1on1ミーティングは普通の面談とは違い、上司側の使うエネルギーは半端ないです。私も連続で5人やれば、それだけでかなりのエネルギーを消耗します。 なので4日間くらいに分けています(笑)

1on1ミーティングの様々なノウハウを公開しましたが、テクニックや進め方などが大切なところもありますが、部下への日頃の接し方にも気を配って頂きたいと思います。

1on1ミーティングをより効果的にするのは、部下との日頃からの信頼性がないと効果を最大化することは難しくなります。
日頃からの信頼の積み重ねがあってこそ、1on1ミーティングの効果は何倍にもなって発揮されるです。

世の中のリーダー、管理職の方々は本当に大変な時代ですが、私は人の育成や成長に関われるということは、とても尊いことだと思います。

人を育てることで社会は豊かになります。その豊かさは必ずやあなた自身に返ってきます。その日を信じて自分の道を切り開いていきましょう。

最後までお読み頂きありがとうございます。

  • この記事を書いた人

ノジソウタ

18歳から7年をパンクロックに注ぎ込み花がひらかず挫折。普通の人生を選び、サラリーマンの道へ、現在は人材系企業の中間管理職・3児の父としても奮闘中。40歳までに人生における資産を作りたく、令和になってからブロガーデビュー。既に後発ですが…ブログと動画制作で高みを目指します全て自己責任の人生を生きるべく修行中です。

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